e-Rechnungen: Mit diesem 4-Punkte-Plan erstellen Sie e-Rechnungen zeitsparend und fehlerfrei

Rechnungen sind ein arbeitsintensives Element in der Buchhaltung jedes Unternehmens! Daher hat die e-Rechnung auch abgesehen von der verpflichtenden Übermittlung von Rechnungen im e-Format an den Bund viele potenzielle Vorteile gegenüber der herkömmlichen Papierrechnung. Dazu zählen z.B. Einsparungen bei Papier, Druck, Porto, Zeit und Personalkosten sowie eine schnellere Übermittlung (und damit auch teilweise raschere Bearbeitung, fristgerechtere Zahlungen und Skontoabzüge). Da hier aber auch viele Fehlerquellen lauern, haben wir die wichtigsten Infos zur Erstellung von e-Rechnungen an den Bund übersichtlich für Sie zusammengefasst:

 

1) Format festlegen: Was gilt überhaupt als e-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die

  • in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird und
  • die im Umsatzsteuergesetz genannten Merkmale einer Rechnung enthält.

Wichtig dabei ist, dass die Rechnungen standardisiert und maschinenlesbar sind und automatisiert weiterverarbeitet können, z.B. in den Formaten EDI/EDIFACT, XML oder ebInterface. Eine als PDF abgespeicherte und per E-Mail versendete Rechnung gilt nicht als e-Rechnung!

Achtung: Seit 1.1.2014 akzeptieren die rund 3.300 Dienststellen des Bundes ausschließlich elektronische Rechnungen, d.h. Rechnungen, die per E-Mail, im PDF-Format oder als Fax beim Bund eingebracht werden, sind nicht gültig, werden daher zurückgewiesen und gelten als nicht bezahlt.

 

2) Registrieren: Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um e-Rechnungen übermitteln zu können?

Für Unternehmer gibt es (je nach Art des Unternehmens) zwei Portale, auf denen man sich einmalig registrieren muss, um e-Rechnungen an den Bund übermitteln zu können.

Privatwirtschaftliche Unternehmen registrieren sich über das USP (Unternehmensserviceportal), das Zugangsportal zu den E-Government-Anwendungen des Bundes. Nach erfolgreicher Registrierung über FinanzOnline, Bürgerkarte oder das Infocenter legt man einen Benutzer an und vergibt ihm entsprechende Rechte, um e-Rechnungen versenden zu können. www.usp.gv.at
Öffentliche Unternehmen registrieren sich entweder über das PVP (Portalverbundprotokoll), per E-Mail an das Bundesrechenzentrum www.brz.gv.at (support-erb@brz.gv.at), um die e-Rechnung ins eigene Stammportal einzubinden, oder über das PAT (Portal Austria www.portal.at), ebenfalls per Mail.
Hat man sich erfolgreich bei einem der beiden Portale registriert und ist mit seinem Benutzernamen angemeldet, kann man über www.e-rechnung.gv.at bereits Rechnungsdaten erfassen und übermitteln.

 

3) Rechnung erstellen: Welche Informationen muss eine e-Rechnung enthalten?

Wie alle Rechnungen müssen auch e-Rechnungen folgende wichtige Informationen enthalten, die im Umsatzsteuergesetz festgelegt sind sowie einige weitere rechnungsrelevante Daten:

  • Absender (Bezeichnung, Adresse, E-Mail-Adresse, evtl. UID Nummer, Kontaktdaten)
  • Empfänger (Bezeichnung, evtl. Abteilung, Adresse, evtl. UID-Nummer, Kontaktdaten)
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum oder Leistungszeitraum
  • Optionale Zahlungsbedingungen (werden diese nicht angegeben, gilt „sofort fällig“)
  • Zahlungsdaten (entweder Bankverbindung mit IBAN und BIC oder SEPA Lastschriftverfahren)
  • Daten zur verrechneten Ware/Leistung (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz)
  • Gesamtpreis (Brutto, Netto, Umsatzsteuer)
  • Optional Rechtsform, Firmensitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.

Haben Rechnungssteller und/oder -empfänger keine UID-Nummer, ist jeweils der Wert "ATU00000000" oder "00000000" (8 mal die Null) anzugeben, um die Rechnungsprüfung zu bestehen.

Für einen Rechnungsempfänger des Bundes müssen zusätzlich noch folgende Daten angegeben werden:

  • Lieferantennummer (aus der Beauftragung)
  • Auftragsreferenz (aus der Beauftragung)
  • Bestellpositionsnummer (abhängig von der Auftragsreferenz).

Für einen Rechnungsempfänger der anderen öffentlichen Verwaltung müssen zusätzlich noch folgende Daten angegeben werden:

  • Lieferantennummer (aus der Beauftragung)
  • Auftragsreferenz (aus der Beauftragung).

 

4) Rechnung übermitteln: Wie wird eine Rechnung eingebracht?

Ist man beim USP oder PVP registriert und angemeldet, kann man eine e-Rechnung auf folgende Arten erstellen und übermitteln:

  • Händisch durch Online-Erfassung der Rechnung in einem Online-Formular 
  • Händisch durch Hochladen/Upload einer e-Rechnung 
  • Automatische Übermittlung via Webservice

 

Erfassung im Online-Formular: Kann ein Unternehmen nicht selbst e-Rechnungen erzeugen bzw. verfügt es über keine Buchhaltungssoftware oder stellt es nur selten Rechnungen an Stellen der öffentlichen Verwaltung, kann die Rechnung in ein Online-Formular eingetippt werden.

Nach der Erfassung einer Rechnung im Formular besteht die Möglichkeit, die Rechnungsdaten als Vorlagedatei zu speichern, um sie für weitere Rechnungen im Formular hochzuladen bzw. zu ändern.
Achtung: Die Felder „Rechnungsnummer“ und „Lieferdatum/Leistungszeitraum“ werden nicht automatisiert übernommen und müssen bei jeder Rechnung neu eingetippt werden.
Für Unternehmen, die nur vereinzelt strukturierte E-Rechnungen an den Bund oder andere Geschäftspartner im österreichischen XML-Format ebInterface erstellen, bietet die WKO ein kostenloses Word-Plugin bzw. Online-Formular für die strukturierte E-Rechnung an. ERP- und FIBU Software-Hersteller, die ebInterface unterstützen, finden sich in einer Partnerliste.

Upload einer e-Rechnung: Im Bereich „Rechnung hochladen“ können selbst erstellte und strukturierte e-Rechnungs-Dokumente hochgeladen und so eingebracht werden. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn nur vereinzelt Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelegt werden, das Unternehmen aber die Möglichkeit hat, z.B. in seinem Fakturierungssystem eine e-Rechnung zu erstellen.
Möglich ist auch das Hochladen von ebInterface-XML-Rechnungen. Bei ebInterface handelt es sich um den österreichischen XML-Rechnungsstandard. Die meisten Buchhaltungsprogramme können diese Dateien lesen und erzeugen.
Von einer technisch und inhaltlich korrekten e-Rechnung wird ein PDF erzeugt und an die angegebene empfangende Stelle weitergeleitet. In einer E-Mail, mit dem PDF der Rechnung im Anhang, werden Sie über die erfolgreiche Annahme verständigt. Sollte die inhaltliche Prüfung Fehler aufzeigen, wird der Rechnungsersteller mittels E-Mail über die Ursachen verständigt. Die Rechnung gilt in diesem Fall als nicht eingebracht und es wird kein PDF versendet.

Tipp: Auf test.erechnung.gv.at kann testweise eine Rechnung hochgeladen werden. Hier hat das Unternehmen die Möglichkeit, eine selbst erzeugte e-Rechnung auf technische Richtigkeit prüfen zu lassen. Sollte die Rechnung technische Fehler aufweisen, wird der Rechnungslegende über eine entsprechende Fehlermeldung auf die Ursache hingewiesen. Die Funktion steht auch ohne vorherige Anmeldung am USP zur Verfügung. In der Testumgebung hochgeladene Rechnungen werden nicht weiter bearbeitet (und daher nicht bezahlt).

Automatische Übermittlung via Webservice: Im USP steht ein Webservice zur Verfügung. Damit können erzeugte e-Rechnungen (in allen unterstützen Formaten) samt Beilagen auf einfache Weise automatisiert direkt an die Stellen der öffentlichen Verwaltung übertragen werden. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn im Unternehmen oft strukturierte Rechnungs-Dateien erzeugt und übermittelt werden und das händische Hochladen zu aufwändig wäre.
Damit die e-Rechnungen vom System angenommen werden, müssen sie bestimmte Kriterien (z.B. Dateiformat, Pflichtfelder) erfüllen. Diese werden sofort bei der Übertragung geprüft. Im Fehlerfall wird die Übermittlung abgebrochen; man erhält eine direkte Rückmeldung. Nach erfolgreicher Übertragung werden andere Bedingungen (z. B. Referenzdaten zur Bestellung) geprüft. Im Erfolgsfall bekommt man für jede übertragene e-Rechnung einen generierten Rechnungsnachweis im Format PDF per E-Mail oder Webservice Callback zugesendet. Tritt ein Fehler auf, wird der Rechnungsersteller in einer E-Mail oder über das Webservice Callback über die Ursachen informiert. Die jeweilige Rechnung gilt dann als nicht angenommen.
Tipp: Auch hier gibt es die Möglichkeit, eine Test-Rechnung hochzuladen, um zu prüfen, ob die eigenen Rechnungen die technischen und inhaltlichen Voraussetzungen erfüllen!


Mehr Informationen rund um das Thema „e-Rechnungen“ erhalten Sie in unserer Gratis-Broschüre!

Weitere Informationen rund ums Thema Steuern und Finanzen finden Sie in unserem „Praxishandbuch Finanzwesen“, dem Standardwerk für Geschäftsführer, Buchhalter und Steuerberater!

 

Prof. (FH) Mag. Dr. Helmut Siller, MSc

ist Lektor und Bereichsleiter für Rechnungswesen und Controlling der FHW-Studiengänge der WKW in Wien. Zudem ist er selbstständiger Betriebsberater und Trainer.


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