Tipps und Tricks zum effizienten Arbeiten mit Microsoft Outlook

Sicher kennen Sie das: Sie arbeiten in Ihrem E-Mail-Postfach, Kalender oder Ihren Kontakten und müssen sich durch schier endlose Registerblätter und Drop-Down-Menüs klicken, um zu den gewünschten Tools und Befehlen zu kommen. Doch dieser Aufwand muss nicht sein, denn es gibt zahlreiche praktische Tastenkombinationen mit denen Sie rasch und einfach zum gewünschten Ergebnis gelangen – mit folgenden Kniffen sparen Sie Zeit und Nerven im Büroalltag!

Microsoft Outlook stellt  im Business-Alltag eines der wichtigsten Arbeitsinstrumente dar: E-Mail-Korrespondenz, Kalenderverwaltung, Kontaktarchivierung, das Organisieren von Meetings und das Delegieren von Aufgaben – all dies lässt sich schnell und einfach mithilfe von Outlook bewerkstelligen.

Oft nehmen wir aber im Umgang mit Outlook viel zu lange Umwege auf uns, um zu den gewünschten Ergebnissen zu kommen – so manche praktische Funktion, die viel Zeit spart, ist vielen Nutzern gänzlich unbekannt.

Schade eigentlich, denn schon mit ein paar simplen Tastenkombinationen können Sie Ihren Alltag wesentlich einfacher gestalten!

Ein paar Beispiele:

-          Sie suchen ein bestimmtes E-Mail in Ihrem Postfach, doch selbst die Suchfunktion spuckt bloß eine Reihe unübersichtlicher Ergebnisse aus? Probieren Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F und lassen Sie die erweiterte Suche rasch für sich arbeiten!

-          Sie können in einem langen Mail eine bestimmte Stelle mit einer länger zurückliegenden Vereinbarung einfach nicht wiederfinden? Dann scrollen Sie nicht mühsam durch den Text, sondern finden Sie das gewünschte Schlagwort rasch mit F4.

-          Sie möchten sich mit einem Kollegen zu den Inhalten einer E-Mail lieber in einem Meeting austauschen? Mit STRG+ALT+R können Sie in Ihrem Antwort-Mail gleich eine Besprechungsanfrage einfügen.

-          Wollen Sie Ihrem Geschäftspartner relevante E-Mail-Korrespondenz im Anhang weiterleiten? Dann klicken Sie sich zukünftig nicht mehr langwierig durch das Menü, sondern erledigen Sie es unkompliziert mit STRG+ALT+F.

Mit diesen und vielen anderen Tastenkombinationen wird der Umgang mit Outlook wesentlich effizienter – sollten Sie auf den Geschmack gekommen sein, können Sie sich gerne nach Lust und Laune durch die folgenden Tastenkombinationen probieren ­ Sie werden staunen, welche Funktionen es gibt und wie schnell Sie zu den gewünschte Tools gelangen!

Allgemeine Navigation

Wechseln zu E‑Mail

STRG+1

Wechseln zu Kalender

STRG+2

Wechseln zu Kontakte

STRG+3

Wechseln zu Aufgaben

STRG+4

Wechseln zu Notizen

STRG+5

Wechseln zur Ordnerliste im Navigationsbereich

STRG+6

Wechseln zur nächsten Nachricht (bei geöffneter Nachricht)

STRG+PUNKT

Wechseln zur vorherigen Nachricht (bei geöffneter Nachricht)

STRG+KOMMA

Wechseln zwischen dem Navigationsbereich, dem Outlook‑Hauptfenster, dem Lesebereich und der Aufgabenleiste

STRG+UMSCHALT+TAB oder UMSCHALT+TAB

Wechseln zwischen Nachrichtenkopf im Navigationsbereich oder in einer geöffneten Nachricht

STRG+TAB

Wechseln im Navigationsbereich

Pfeiltasten

Wechseln zu einem anderen Ordner

STRG+Y

Wechseln zum Feld Suchen

F3 oder STRG+E

Wechseln im Lesebereich zur vorherigen Nachricht

ALT+NACH‑OBEN PFEIL oder STRG+KOMMA oder ALT+BILD‑AUF

Blättern im Lesebereich nach unten

LEERTASTE

Blättern im Lesebereich nach oben

UMSCHALT+LEERTASTE

Erweitern oder Reduzieren einer Gruppe in der Liste mit E‑Mail‑Nachrichten

NACH‑LINKS‑ oder NACH‑RECHTS‑TASTE

Suchen

Suchen nach einer Nachricht oder nach einem anderen Element

STRG+E

Löschen der Suchergebnisse

ESC

Erweitern der Suche auf Alle E‑Mail‑Elemente, Alle Kalenderelemente oder Alle Kontaktelemente, je nachdem, in welchem Modul Sie sich befinden

STRG+ALT+A

Verwenden von Erweiterte Suche

STRG+UMSCHALT+F

Erstellen eines neuen Suchordners

STRG+UMSCHALT+P

Suchen nach Text in einem geöffneten Element

F4

Suchen und Ersetzen von Textsymbolen oder von Formatierungsbefehlen. Kann bei einem geöffneten Element im Lesebereich verwendet werden.

STRG+H

Erweitern der Suche auf Elemente im aktuellen Ordner

STRG+ALT+K

Erweitern der Suche auf die Unterordner

STRG+ALT+Z

 Erstellen eines Ordners oder Objekts

Erstellen eines Termins

STRG+UMSCHALT+A

Erstellen eines Kontakts

STRG+UMSCHALT+C

Erstellen einer Verteilerliste

STRG+UMSCHALT+L

Erstellen eines Fax

STRG+UMSCHALT+X

Erstellen eines Ordners

STRG+UMSCHALT+E

Erstellen eines Journaleintrags

STRG+UMSCHALT+J

Erstellen einer Besprechungsanfrage

STRG+UMSCHALT+Q

Erstellen einer Nachricht

STRG+UMSCHALT+M

Erstellen einer Notiz

STRG+UMSCHALT+N

Erstellen eines neuen Microsoft-Office‑Dokuments

STRG+UMSCHALT+H

In diesem Ordner ablegen

STRG+UMSCHALT+S

Antwort in diesem Ordner ablegen

STRG+T

Erstellen eines Suchordners

STRG+UMSCHALT+P

Erstellen einer Aufgabe

STRG+UMSCHALT+T

Erstellen einer Aufgabenanfrage

STRG+UMSCHALT+Z

Allgemein

Speichern (außer in Aufgaben)

STRG+S oder UMSCHALT+F12

Speichern und Schließen (außer in E‑Mail)

ALT+S

Speichern unter (außer in E‑Mail)

F12

Rückgängig

STRG+Z oder ALT+RÜCKTASTE

Löschen eines Elements

STRG+D

Drucken

STRG+P

Ein Element kopieren

STRG+UMSCHALT+Y

Ein Element verschieben

STRG+UMSCHALT+V

Namen überprüfen

STRG+K

Prüfen der Rechtschreibung

F7

Zur Nachverfolgung kennzeichnen

STRG+UMSCHALT+G

Weiterleiten

STRG+F

Alle senden oder bereitstellen oder einladen

ALT+S

Aktivieren der Bearbeitung in einem Feld (außer in E‑Mail oder in der Symbolansicht)

F2

Text links ausrichten

STRG+L

Text zentrieren

STRG+E

Text rechts ausrichten

STRG+R

Aufgaben

Einblenden oder Ausblenden der Aufgabenleiste

ALT+F2

Annehmen einer Aufgabe

ALT+C

Ablehnen einer Aufgabe

ALT+D

Suchen nach einer Aufgabe oder nach einem anderen Element

STRG+E

Erstellen einer neuen Aufgabe (wenn in Aufgaben)

STRG+N

Drucken eines markierten Elements

STRG+P

Markieren aller Elemente

STRG+A

Letzten Vorgang rückgängig machen

STRG+Z

E‑Mail

Wechseln zu Posteingang

STRG+UMSCHALT+I

Wechseln zu Postausgang

STRG+UMSCHALT+O

Namen überprüfen

STRG+K

Senden

ALT+S

Antworten auf eine Nachricht

STRG+R

Allen auf eine Nachricht antworten

STRG+UMSCHALT+R

Antworten mit Besprechungsanfrage

STRG+ALT+R

Weiterleiten einer Nachricht

STRG+F

Formatvorlage Standard zuweisen

STRG+UMSCHALT+N

Nach neuen E‑Mail‑Nachrichten suchen

STRG+M oder F9

Wechseln zur vorherigen Nachricht

NACH‑OBEN‑TASTE

Wechseln zu nächsten Nachricht

NACH‑UNTEN‑TASTE

Erstellen einer Nachricht (wenn in E‑Mail)

STRG+N

Erstellen einer Nachricht (über eine beliebige Ansicht von Outlook)

STRG+UMSCHALT+M

Öffnen einer empfangenen Nachricht

STRG+O

Öffnen des Adressbuchs

STRG+UMSCHALT+B

Anzeigen des Dialogfelds Zur Nachverfolgung kennzeichnen

STRG+UMSCHALT+G

Als gelesen markieren

STRG+Q

Als ungelesen markieren

STRG+U

Öffnen der E‑Mail‑Info in der ausgewählten Nachricht

STRG+UMSCHALT+W

Suchen oder Ersetzen

F4

Weitersuchen

UMSCHALT+F4

Senden

STRG+EINGABETASTE

Drucken

STRG+P

Weiterleiten

STRG+F

Als Anlage weiterleiten

STRG+ALT+F

Kalender

Erstellen eines neuen Termins (wenn in Kalender)

STRG+N

Erstellen eines neuen Termins (in einer beliebigen Ansicht von Outlook)

STRG+UMSCHALT+A

Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage

STRG+UMSCHALT+Q

Weiterleiten eines Termins oder einer Besprechung

STRG+F

Allen auf eine Besprechungsanfrage mit einer Nachricht antworten

STRG+R

Antworten auf eine Besprechungsanfrage mit einer Nachricht

STRG+UMSCHALT+R

Anzeigen von 8 Tagen im Kalender

ALT+0

Anzeigen von 1 Tag im Kalender

ALT+1

Anzeigen von 2 Tagen im Kalender

ALT+2

Anzeigen von 3 Tagen im Kalender

ALT+3

Anzeigen von 4 Tagen im Kalender

ALT+4

Anzeigen von 5 Tagen im Kalender

ALT+5

Anzeigen von 6 Tagen im Kalender

ALT+6

Anzeigen von 7 Tagen im Kalender

ALT+7

Anzeigen von 8 Tagen im Kalender

ALT+8

Anzeigen von 9 Tagen im Kalender

ALT+9

Wechseln zu einem Datum

STRG+G

Wechseln zur Monatsansicht

ALT+= oder STRG+ALT+4

Wechseln zum nächsten Tag

STRG+NACH‑RECHTS‑TASTE

Wechseln zur nächsten Woche

ALT+NACH‑UNTEN‑TASTE

Wechseln zum nächsten Monat

ALT+BILD‑AB

Wechseln zum vorherigen Tag

STRG+NACH‑LINKS‑PFEIL

Wechseln zur vorherigen Woche

ALT+NACH‑OBEN‑TASTE

Wechseln zum vorherigen Monat

ALT+BILD‑AUF

Wechseln zum Anfang der Woche

ALT+POS1

Wechseln zum Ende der Woche

ALT+ENDE

Kontakte

Neuer Telefonanruf

STRG+UMSCHALT+D

Suchen nach einem Kontakt oder einem anderen Element (Suche)

F3 oder STRG+E

Eingeben eines Namens im Feld Adressbücher suchen

F11

In der Tabellen‑ oder Listenansicht von Kontakten Wechseln zum ersten Kontakt, der mit einem bestimmten Buchstaben beginnt

UMSCHALT+Buchstabe

Auswählen aller Kontakte

STRG+A

Erstellen einer Nachricht mit ausgewählten Kontakten als Betreff

STRG+F

Erstellen eines Journaleintrags für den ausgewählten Kontakt

STRG+J

Erstellen eines neuen Kontakts (wenn in Kontakte)

STRG+N

Erstellen eines neuen Kontakts (über eine beliebige Ansicht von Outlook)

STRG+UMSCHALT+C

Öffnen eines Kontaktformulars für den ausgewählten Kontakt

STRG+O

Erstellen einer Verteilerliste

STRG+UMSCHALT+L

Drucken

STRG+P

Aktualisieren einer Liste mit Mitgliedern der Verteilerliste

F5

Wechseln zu einem anderen Ordner

STRG+Y

Öffnen des Adressbuchs

STRG+UMSCHALT+B

Verwenden von Erweiterte Suche

STRG+UMSCHALT+F

In einem geöffneten Kontakt Öffnen des als Nächstes aufgeführten Kontakts

STRG+UMSCHALT+PUNKT

Suchen nach einem Kontakt

F11

Schließen eines Kontakts

ESC

Senden einer Faxnachricht an den ausgewählten Kontakt

STRG+UMSCHALT+X

Öffnen des Dialogfelds Adresse überprüfen

ALT+D

In einem Kontaktformular unter Internet die E‑Mail 1‑Informationen anzeigen

ALT+UMSCHALT+1

In einem Kontaktformular unter Internet die E‑Mail 2‑Informationen anzeigen

ALT+UMSCHALT+2

In einem Kontaktformular unter Internet die E‑Mail 3‑Informationen anzeigen

ALT+UMSCHALT+3

 

Für alle, die immer mal wieder verzweifelt Registerblätter und Drop-Down-Menüs durchforsten, auf der Suche nach den benötigten Optionen (und für alle, die Tastenkombinationen zu umständlich finden), empfiehlt  es sich außerdem, das Menüband und die Schnellzugriffsleiste  individuell anzupassen. Mit Rechtsklick auf die entsprechende Leiste lassen sich Registerkarten und Befehle beliebig ein- und ausblenden und neu erstellen. So haben Sie alle häufig verwendeten Tools und Einstellungen rasch parat!

Sie sind neugierig, wie Sie sich mit Outlook sonst noch den Arbeitsalltag erleichtern können und möchten weitere Anleitungen und Tricks zum raschen Arbeiten mit E-Mail Postfach, Kalender und Co erhalten? Dann liefert Ihnen unser E-Mail Seminar „Office-Management mit Outlook“ praktisches Know-how.

 

Alexandra Kus

Produktmanagerin & pas­si­o­nierte Outlookerin seit Outlook 97

Bildrechte: © alphaspirit - Fotolia.com

 

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